Als intranet maar effectief is

Intranet is een belangrijk communicatiemiddel waarmee actuele informatie kan worden uitgewisseld. En het dient ter ondersteuning van de bedrijfsvoering. Bepaalde software of 'tools', die medewerkers dagelijks gebruiken, worden via intranet aangeboden. 'Zoals een makkelijke manier om verlofdagen in te vullen', vertelt Theo Hylkema, directeur van Entopic. Zijn internetbureau bracht al vier keer de Intranetmonitor uit, waarin de rol van intranet onder Nederlandse organisaties wordt onderzocht. Momenteel loopt het onderzoek voor 2008.

Veel bedrijven introduceren intranet om medewerkers aan hun organisatie te binden. Uit de Intranetmonitor 2006 blijkt het resultaat van dit 'zachte doel' echter moeilijk te meten. Aspecten als 'het toegankelijker maken van informatiebronnen', en 'het versnellen van informatie' waren twee jaar terug de grootste baten van intranet. Hoe meer medewerkers, hoe effectiever het middel. 'Vanzelfsprekend moet de omvang relevant zijn', vertelt Theo Hylkema. 'In een bedrijf met twintig medewerkers is intranet overbodig. Je spreekt elkaar dan dagelijks.'

'Vraag een collega'
Een voorbeeld van een grote organisatie met een uitgebreid intranet is de Gemeente Amsterdam. Meer dan 17 duizend ambtenaren hebben toegang tot rubrieken als ‘Vraag een collega’ en 'De fotobank’, waar foto’s, gemaakt door collega’s, rechtenvrij zijn te downloaden voor campagnes en brochures. Ook kunnen documenten worden aangemaakt, bewerkt en verstuurd. Het zijn enkele manieren om het samenwerken te bevorderen, informatie te delen en kosten te besparen.

Daarbij hebben de aparte stadsdelen en diensten hun eigen intranet. ‘In de toekomst willen we die laten integreren met het algemene intranet, zodat collega’s vanuit één menu bij alles kunnen komen', vertelt Anna-Carla Sprey, webcoördinator van het overkoepelende intranet van de Gemeente Amsterdam. En de afdeling Informatiebeleid introduceert binnenkort 'wiki', een applicatie waarmee webdocumenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt. 'Bij die afdeling zitten de meeste ICT'ers, zij lopen voorop in de ontwikkelingen.'

Effectiviteit
‘De gebruikerservaring speelt een veel grotere rol dan voorheen’, legt internetspecialist Theo Hylkema uit. ‘Als een medewerker een paar keer niet vindt wat hij zoekt, houdt het op.’
Om die reden is het aanpassen van de navigatiestructuur een belangrijke trend. Niet langer is de indeling van intranet gebaseerd op de organisatiestructuur, maar draait het om effectiviteit. ‘Je verwacht tegenwoordig niet meer dat een medewerker precies weet bij welk organisatieonderdeel hij moet zijn om iets te vinden’, zegt Hylkema. 'De indeling moet dus logisch zijn, in één keer overzichtelijk.'

'Intranet kent geen recept'
Uit de Intranetmonitor 2006 blijkt dat de meeste bedrijven de inhoud van intranet zelf verzorgen. Meestal doet de afdeling communicatie dit, geeft 74 procent van de respondenten aan. In totaal deden bijna 900 mensen mee aan het onderzoek. Personeelszaken neemt in 25 procent van de gevallen de inhoud van intranet op zich, één procent minder vaak dan de IT-afdeling, die doorgaans vooral de technische applicaties van intranet mogelijk maakt. 'Er is geen recept voor wat het beste werkt', aldus internetspecialist Hylkema.

Een voordeel van intranet is dat je het gebruik kunt meten. Anders dan bij communicatiemiddelen als een bedrijfsblad weet je sneller welke informatie populair is, en welke minder. Hylkema raadt elk bedrijf aan bezoekersaantallen te meten, en hier conclusies uit te trekken. ‘Net als bij een website is het anno 2008 een basisvoorwaarde om iets met de gebruikersstatistieken te doen. Zaken te verbeteren.’