Zo krijg je een leeg hoofd en meer vrijheid in je werk

Ben jij veel met je hoofd bezig en zou je efficiënter en productiever willen werken? De Amerikaanse managementcoach David Allen, auteur en uitvinder van de succesvolle zelfmanagement-methode ‘Getting Things Done’ (gtd), kan je uitleggen hoe je dat voor elkaar krijgt. 'Weet waar je naartoe wilt en zorg dat je een leeg hoofd hebt, voordat je ergens aan begint.' Tips van de meester zelf.

Terugkerende gedachten over wat je nog allemaal moet doen of onder tijdsdruk iets afmaken: het is niet bevordelijk voor de geest. Volgens David Allen (63), baas van coachingsorganisatie The David Allen Company, helpt maar één ding: alles wat in je hoofd opkomt vastleggen op post-its, in mapjes, in Outlook of droppen bij je secretaresse. Vertrouw op mensen en toepassingen die je aan een activiteit of gedachte herinneren op het moment dat het nodig is. Niet eerder, en vooral niet later.

Als je dat doet, heb je je hoofd vrij als je aan een activiteit of project begint en hoef je nergens anders aan te denken. Weg met die ineffectieve zorgen!

Start
Deze maand komt Allen's nieuwste boek uit: Making it all work, waarin hij zijn 'Getting Things Done'-methode (gtd) verdiept. Maar wat is die gtd-methode precies en hoe begin je met het opruimen van de chaos?

Overzicht en controle krijgen over je bezigheden vraagt wel wat voorbereiding, maar hoeft niet moeilijk te zijn. En van een paar uur 'voorbereiden' kun je al heel wat profijt hebben. Misschien is het handig een keertje in het weekend naar kantoor te gaan, zodat je niet wordt afgeleid door telefoon, e-mail of vragen van collega's.

David Allen adviseert te beginnen met alles wat in je hoofd opkomt en wat je afleidt te verzamelen en op een hoop te gooien, oftewel in een 'inbakje' te doen. In je 'inbakje' kunnen allerlei verschillende dingen terecht die voor jou nog 'onaf' zijn, zoals:

• papieren (weg die onoverzichtelijke stapels)
• uitgeschreven voicemailberichten
• losse ideeën
• wensen
• vakantiebestemmingen
• personen aan wie je meer aandacht wilt besteden
• post
• vergadernotules
• ... en alles wat er in je hoofd opkomt

Voor sommige dingen is het makkelijker een apart 'inbakje' te maken, bijvoorbeeld voor je e-mails. Gebruik zoveel inbakjes als je nodig hebt, is Allen's advies, 'maar niet meer dan dat.'

Neem je je kantoorplek onder handen, ga dan alles af om te kijken wat er niet permanent thuishoort op of in:

• bureaulades
• tafels
• kastenvloeren
• muren
• boekenplanken
• verlichting
• meubels

Pas in het volgende traject leeg je het inbakje en kijk je bij elk item of je er nog wat mee wilt. En zo ja, wat dan. Wat zijn de acties die hier (wellicht) op volgen? Waar kun je die acties het beste onderbrengen, zodat je weet dat je er later aan wordt herinnerd? In je (elektronische) agenda, je boekenkast, een kladblok in je broekzak, je Blackberry, een voice-recorder? En op welke termijn wil je de benodigde stappen ondernemen?

Als je niet zeker weet of je er iets mee doet, plaats je het in een 'misschien ooit'-mapje. Maar durf ook keuzes te maken: weet je dat je ergens nooit meer iets mee doet, gooi het dan weg.

Organiseer bijvoorbeeld eens je inbox van je e-mails:

• Uitvoeren: kost het minder dan twee minuten, doe iets dan meteen: dit kost minder tijd dan het in te delen in een apart mapje
• Delegeren: iemand anders kan het beter doen
• Uitstellen: dit kan later worden uitgevoerd

Veel aanhangers van zijn theorie zijn al zo verheugd over het overzicht dat ze kregen door alleen de inbox van hun e-mail te organiseren, dat ze het daarbij hielden, vertelt Allen.

De aanpak van Allen is een stappenmethode die je uiteindelijk compleet in je leven kunt integreren. Ook privébezigheden worden zo leuker, zegt hij: 'Als je met de hond speelt kun je je daar helemaal op storten. Je hebt geen afleiding van gedachten die opeens opdoemen over wat je nog allemaal moet doen. Want je weet wat je moet doen, je hebt zelf je prioriteiten vastgesteld en ondergebracht in een systeem onder handbereik, dat je zal waarschuwen als er echt iets moet gebeuren.'

Nu en dan neem je tijd om je activiteiten door te nemen en vast te stellen of alles nog evenveel prioriteit heeft. David Allen heeft zelf zo'n 150 items waar hij al dan niet op korte termijn een beroep op doet. 'Dat is een gemiddeld aantal', zegt hij.

Opluchting
Zijn methode hangt niet van eye-openers aan elkaar, zegt Allen zelf over zijn methode. Hij zocht vooral een manier om aan kenniswerkers uit te leggen hoe ze overzicht in hun werk kunnen vinden. 'Niet voor niks vinden kenniswerkers het af en toe lekker om dingen te doen waar ze even niet bij hoeven na te denken, zoals het verwisselen van een band. Ze hebben dagelijks al genoeg te maken met gedachten als 'bel die, bezoek dat, koop zus, bedenk zo'. Het draait erom dat ze de opluchting kunnen voelen weer controle over hun bezigheden te hebben.'

EscenicId: 738762

Geef je reactie

Je kan een reactie ingeven op een artikel via jouw LinkedIn account.
We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen.

Via onderstaande link kan je inloggen met je LinkedIn account. Aanmelden met je LinkedIn Account

lezersreacties (11)

11/03/2009

Matthijs , Activiteitenbegeleider

De meeste van de tips had ik zelf al bedacht. Jemig het meeste is common sence oftewel nuchter boeren verstand. (in tegenstelling tot sommige stereotypen van de boer zijn boeren slim, zeker de boeren die na tig milieumaatregelen en schaalvergroting nog hebben kunnen overleven).
Tips voor noobs. Als je deze voor de hand liggende methoden niet zelf hebt uit gefiguleerd verbaast het me dat je ooit een baan hebt kunnen behouden.

---

24/02/2009

Thijs , Marketingmedewerker

Een herbewerking van Getting things done is gedaan door Leo babauta. Hij heeft een eigen methode geschreven, geinspireerd op GTD.

Voor de moderator: zijn eBook is vrij van copyright, zie http://zenhabits.net/2008/01/open-source-blogging-feel-free-to-steal-my-content

Nederlandse PDF:
http://www.fontysmediatheek.nl/wiki/images/d/d6/Zen_to_Done_(nl-versie)_-_Leo_Babauta.pdf

---

24/02/2009

Mark , accountmanager

Ik ben een ras-chaoot. Met het boek: " elke dag je hoofd en inbox leeg" gebaseerd op GTD, heb ik heel wat verbetering kunnen realiseren. In mijn werk moet ik diverse zaken tegelijkertijd onder controle houden. Dat lukt veel gemakkelijker nu. Key is wel dat je zeer gedisciplineerd blijft werken. Ik heb nu elke vrijdagmiddag geblokt om mijn hele werk en losse mails te organiseren voor de volgende week en de verplichte rapportages te maken. Daarme worden mijn weekenden echt relaxter. Ook als ik nog dingen moet afhandelen. De methode dwingt je namelijk om heel gestructureerd een eerstvolgende actie te bedenken. Omdat je dus al weet hoe je je taak gaat uitvoeren kun je het loslaten. Psychologisch werkt het echt zo. Bij mij zeker. nu moet ik zelfs oppassen niet te relaxed te worden en dingen te laten lopen.

De grote truc in " elke dag je hoofd en inbox leeg" : je maakt een aantal extra archiefmapjes aan. " Doe ik al" denk je natuurlijk. Maar de truc is geen mailmapjes aan te maken, maar taakmappen. Daar sleep je de mail heen waar je later aan wilt werken (en niet nu binnen 2 min. afhandelt). In de taakregel neem je de inhoud op en de eerstvolgende stap. Eventueel met alarmdatum. Dat kan allemaal niet in een mail archief, daar zit je vast aan de subectregel die de afzender bedacht heeft en daar kun je dus geen actie in opnemen wat juist de sleutel is voor de GTD methode.

---

23/02/2009

Petra van Rossum

Ik ben het volledig eens met Evelien. Gebruik gewoon wat gezond verstand, laat je niet opjagen en bepaal zelf of de eisen en het gegeven tijdspad reeel zijn.

Wat ik heel vreemd vind is de opmerking: "Misschien is het handig een keertje in het weekend naar kantoor te gaan, zodat je niet wordt afgeleid door telefoon, e-mail of vragen van collega's"

Daarmee ga je een nieuw probleem creeeren in je vrije tijd die je juist niet op een kantoor moet spenderen. Anders zou het "werktijd" heten. De rust en de kalmte zijn verslavend en voor dat je het weet vervagen die grenzen.

@Thijs: pas op dat je het niet als een religie brengt. Laat ze vooral denken dat ze het zelf hebben bedacht ipv je voet tussen de deur houden!

---

22/02/2009

Evelien , opleider

Goed bedacht, dat GTD.....ik doe het echter al jaren zo.....zonder de goeroe die dit bedacht heeft..... gewoon gezond verstand en organiseer je leven...kan ik daar ook rijk mee worden??? of zal ik er maar gewoon gelukkig mee blijven......

---

20/02/2009

Thijs Bauwens

In het najaar van 2008 las ik GTD. Daarna paste ik "elke dag je hoofd en inbox leeg" toe (meereffect.nl, Taco Oosterkamp).
Over de toepassing van beide boeken ben ik tevreden. T.z.t. zal ik het voort zetten. Het werkt voor mij, geeft meer rust in het hoofd.
Collega's heb ik (nog) niet kunnen overtuigen. Ze denken dat ik dram over GTD. Jammer voor ze. Met een beetje geluk komen zij er ook nog achter dat GTD goed helpt organiseren

---

20/02/2009

Paul , student

Ja, soms meer dan anders, maar soms heb ik ook periodes van een maand of langer dat ik het gewoon helemaal niet doe. Wat de reden van dat niet doen is? Misschien gewoon lekker minder verschillende (soorten) taken. :)

---

20/02/2009

martin

Aan de top kun je delegeren, in de tussen laag kun het verdelen ,en aan het einde van de rit met de regelmaat van adhok momenten wordt je ontslagen ( dan spreek men van hij/zij kan het niet. en dan maar zeggen eerst je hoofd leeg maken ik kan het niet delegeren zo als aan de top terecht zijn naam David ALLEEN)

---

19/02/2009

dan

For implementing GTD you can use this web-based application:

http://www.Gtdagenda.com

You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
A mobile version is available too.

---

19/02/2009

Charlotte Zeelenberg van Zadelhoff op vollenbroek , Student geneeskunde

Lijstjes

---

18/02/2009

Marian Muller , Creatief medewerkster

Chaos ontstaat bij mij als ik me moet bezighouden met onzinnige zaken. Die kan ik, evenmin als medemensen, organiseren aangezien ik deze geenszins wens te creeeren.

---

Toelichting lezersreacties

Lezersreacties worden geplaatst op de website van VKbanen. Door het insturen van een reactie verleen je impliciet toestemming aan VKbanen je reactie onder vermelding van je naam en functietitel te publiceren op de website. Je reactie zal, indien nodig, worden geredigeerd en ingekort.

De redactie behoudt zich het recht voor om reacties te verwijderen als zij:

• Afwijken van het onderwerp, de stelling of de vraag.
• Beledigend of discriminerend zijn
• Commerciële doeleinden dienen

We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen. Die worden bij de bijdrage geplaatst op de website. Je e-mailadres vermelden we niet. Deze zal door de redactie alleen worden gebruikt om je een vraag te kunnen stellen, bijvoorbeeld bij een oproep om informatie, foto’s, of bij onduidelijkheden in de tekst.

De redactie van VKbanen