Time management is simpel: houd je aan je planning

Goed time management is weinig meer dan je beperkte tijd en energie slim gebruiken. De theorie is simpel: maak een planning en hou je daar aan. Dat laatste is vaak lastig.

Van minder werken ga je beter presteren. Het klinkt tegenstrijdig, maar dat is de uitkomst van een vierjarige studie van een professor aan de Amerikaanse Harvard-universiteit. Amerikaanse consultants van Boston Consulting Group moesten verplicht meer vrij nemen: dus vaker op tijd naar huis en dan de mobiele telefoon uitzetten.

Leslie Perlow, die leiding gaf aan het onderzoek, was verbaasd over de uitkomst, zo legt ze uit aan een columnist van de Amerikaanse krant The Wall Street Journal: door te overleggen over de verplichte vrije tijd, gingen de consultants beter communiceren en prettiger samenwerken. Ze gingen beter plannen, hun werk slimmer organiseren en in sommige gevallen bleken klanten ineens tevredener met het geleverde werk.

Plannen
Door verplicht minder uren te werken, word je gedwongen na te denken over planningen, doelstellingen en deadlines en continu prioriteiten te blijven stellen, is de verklaring. Het verplicht inplannen van vrije tijd wordt nu beleid bij het consultancybedrijf in de Verenigde Staten.

Het onderzoek toont aan dat slim werken beter is dan veel en lang werken. Daar heb je eigenlijk geen onderzoek voor nodig, bijna iedereen herkent het wel: soms werk je je een dag drie slagen in de rondte, en ’s avonds realiseer je je dat je aan geen van de dingen bent toegekomen die je ‘s ochtends wilde doen. De volgende ochtend is je deadline een dag dichterbij en ben je nog meer gestrest, wat in het ergste geval tot een burnout kan leiden.

Time managementvaardigheden
Sleutelen aan je time managementvaardigheden kan helpen. Er zijn tientallen theorieën bedacht, een honderdtal cursussen ontwikkeld en evenveel boeken geschreven. Toch is het minder ingewikkeld dan je zou verwachten. Het komt op één ding neer: slim plannen.

Al jaren geleden bedacht managementgoeroe Stephen Covey een prioriteitenmatrix. ‘Effectieve mensen richten zich op wat belangrijk is, niet wat dringend is. Dat levert veel meer tijd op. Dingen als voorzorgsmaatregelen, het onderhouden van relaties of het bedenken van nieuwe plannen zijn veel belangrijker dan sommige telefoontjes, mailtjes of vergaderingen’, legde Covey in een interview met VKbanen uit.

Die stelling levert een simpele matrix op:

Is iets belangrijk én urgent, handel dan onmiddelijk: werk langer door om een deadline toch te halen, spoed je naar het ziekenhuis, etc. Steek ook veel energie (en tijd) in belangrijke zaken die niet urgent zijn. Het onderhouden van contacten, het maken van een planning en eens lekker ontspannen: het levert je uiteindelijk altijd iets op.

De rest kun je vergeten. Urgente zaken die niet belangrijk zijn, niet-belangrijke zaken die ook niet urgent zijn: zonde van je tijd.

Todo-lijstjes
Vraag je dus bij alles wat op je af komt: hoe belangrijk is dit? Maak daarom takenlijstjes, of een todo-lijst en op basis van die prioriteitenlijst een planning. Hoe je dat doet is heel persoonlijk, de een houdt van papier en een rood potlood, de ander kiest voor een gadget (het liefst ieder jaar een nieuwe) of een online agenda. Alles is goed, als je je maar aan je planning houdt.

Dat is van cruciaal belang, blijkt uit verschillende onderzoeken. Zo vroegen wetenschappers aan een groep vrouwen of ze zichzelf wilden controleren op borstkanker. Alle vrouwen die een afspraak maakten over waar en wanneer ze de test zouden doen, deden dat ook. Van de vrouwen die 'ja, ik doe het' beloofden, deed maar 53 procent de test.

Een ander onderzoek vroeg afkickende drugsverslaafden om op een bepaalde dag voor vijf uur ’s middags een essay in te leveren. Van de verslaafden die vooraf bepaalden waar en wanneer ze het essay zouden schrijven, leverde 80 procent op tijd een essay in. Van de verslaafden die alleen beloofden het essay op tijd af te hebben, leverde niemand het stuk in.

Wanneer?
Bepaal dus bij alles wat op je to do-lijst staat ook waar en wanneer je het gaat doen. Of haal het van je planning af, adviseert managementconsultant Peter Bregman. Begin elke werkdag met een lege planning, en bepaal wat je gaat doen. Begin altijd met de moeilijkste taken, die dingen waar je mogelijk tegenop ziet.

Controleer ieder uur of je wel goed bezig bent, gebruik eventueel een alarm. Aan het einde van de dag kijk je terug: wat is gelukt, waardoor werd je afgeleid. Dit kan allemaal in 18 minuten, voorspelt hij.

Streng
Realiseer je wel dat je de tijd die je ergens voor reserveert, ook bijna altijd zult gebruiken. Wees dus een beetje streng voor jezelf. Al in de jaren vijftig van de vorige eeuw schreef de Britse socioloog en historicus Cyril Northcote Parkinson in een artikel in het blad The Economist dat werk de tijd die ervoor staat altijd vult.

Dus, geef je jezelf een ochtend om een rapport af te maken, dan lukt dat meestal ook in een ochtend. Maar gun je jezelf een dag, dan doe je er ook echt een dag over. Het is de Wet van Parkinson gaan heten.

Parkinson schreef over de publieke sector. Hij beweert dat een stijgend aantal ambtenaren niet wordt veroorzaakt door een toename van het werk dat gedaan moet worden. Waarom dan wel? Doordat iemand die vindt dat hij het druk heeft, om ondergeschikten vraagt en doordat mensen elkaar aan het werk houden.

Wees dus niet te mild voor jezelf, wees realistisch. Te druk kan ook een gevoel zijn. Hoeveel tijd kost iets echt? Controleer achteraf of je inschatting juist was, zodat je volgende planning nog realistischer wordt. Zorg ook dat je bezig bent met wat je moet doen, niet met telefoontjes of mailtjes die binnen komen stromen. Bepaal altijd weer: hoe belangrijk is dit?

E-mailen
En die inbox dan? Hoe kan ik doorwerken als die inbox blijft vollopen. Ook die kun je onder controle krijgen. Dat kan door je mailprogramma beter te leren kennen (lees daarover ook Mail-tips van de maker van Outlook). Verder kun je je aan een aantal simpele stelregels houden, adviseert Denise Hulst, een coach die cursussen en trainingen time management geeft. Ze heeft een paar tips voor het gebruiken van e-mail.

Gebruik e-mail om bestanden te delen en afspraken te plannen. Heb je iemands mening nodig? Loop langs of bel op, dat is bijna altijd efficiënter, weet zij. En hou op met het cc’en van elkaar, wees duidelijk in mails wat je van iemand wilt en zorg dat je helder bent in de onderwerpregel van je mails.

Nog een tijdvreter: vergaderen. De een vindt het heerlijk, maar de meesten gruwen ervan. Meestal blijven besluiten ook nog uit. Toch hoeft het niet zo erg te zijn, maak afspraken met elkaar en stel regels op, waardoor vergaderen korter en effectiever kan.

Lifehacken
Naast beter plannen kun je ook allerlei hulpmiddelen (gadgets of programmaatjes) gebruiken om efficienter te werken. Lifehacking is dat gaan heten. Lifehackers vinden het vreemd dat moderne kenniswerkers nog steeds werken zoals de kantoorklerken van de vorige eeuw.

Moderne technieken zoals mobiel internet maken het mogelijk om heel anders te gaan werken. Simpele programmaatjes zorgen ervoor dat je meer kunt doen in minder tijd. Het allermakelijkste is niet overal je muis voor te gebruiken: leer een aantal sneltoetsen uit je hoofd, dat scheelt alweer een paar minuten per dag.

Doe mee aan de online cursus time management Kiezen, Doen en Laten op hartenziel.nl. Deelname is gratis. Meld je nu aan.

EscenicId: 751001

Geef je reactie

Je kan een reactie ingeven op een artikel via jouw LinkedIn account.
We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen.

Via onderstaande link kan je inloggen met je LinkedIn account. Aanmelden met je LinkedIn Account

Toelichting lezersreacties

Lezersreacties worden geplaatst op de website van VKbanen. Door het insturen van een reactie verleen je impliciet toestemming aan VKbanen je reactie onder vermelding van je naam en functietitel te publiceren op de website. Je reactie zal, indien nodig, worden geredigeerd en ingekort.

De redactie behoudt zich het recht voor om reacties te verwijderen als zij:

• Afwijken van het onderwerp, de stelling of de vraag.
• Beledigend of discriminerend zijn
• Commerciële doeleinden dienen

We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen. Die worden bij de bijdrage geplaatst op de website. Je e-mailadres vermelden we niet. Deze zal door de redactie alleen worden gebruikt om je een vraag te kunnen stellen, bijvoorbeeld bij een oproep om informatie, foto’s, of bij onduidelijkheden in de tekst.

De redactie van VKbanen