Secretaresse van het Jaar: 'Het komt je niet zomaar aanwaaien'

In de serie Leukste Baan vertellen mensen over hun leuke of bijzondere beroep.

Deze week: Jane Booij (25). Zij werkt bij accountants- en adviesbureau PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. en is Secretaresse van het Jaar 2009. Eind deze maand wordt de Secretaresse van het Jaar 2010 gekozen. Dat maakt dat Booij nog maar even ambassadeur is.

Wat houdt jouw baan in?

'Ik ben werkzaam voor een vennoot en een directeur van de afdeling Finance & Accounting. Het zijn twee totaal verschillende persoonlijkheden, wat het leuk en afwisselend maakt.

'Als senior secretaresse doe ik eigenlijk van alles. Administratieve werkzaamheden, bezoek ontvangen, presentaties voorbereiden, over inhoudelijke zaken sparren, maar ook snel een nieuw overhemd regelen als een gast koffie morst en daarna weer een andere afspraak heeft. Er wordt als secretaresse veel van je verwacht. De mensen voor wie je werkt, zijn niet altijd op kantoor, dus ben je hun ogen en oren.'

Hoe ziet jouw gemiddelde werkdag eruit?

'Ik begin dagelijks met mijn mailbox om verzoeken en afspraken door te nemen. Ook de mailbox van de heren neem ik door, zodat ik weet waar ze mee bezig zijn en eventueel kan anticiperen op ontwikkelingen. Ik ontvang bezoek, maak rapportages, stel factures op, bereid afspraken voor.'

'Ook komt er veel tussendoor, zoals vragen van collega's. De meest voorkomende is 'Waar is de baas?'. Nieuwe collega's leid ik rond in het gebouw en help ik op weg.'

Wat moet je in huis hebben voor het vak van secretaresse?

'Je moet pro-actief zijn, alert, discreet, flexibel, service-gericht en van aanpakken weten.'

Hoe werd jij Secretaresse van het Jaar 2009?

'Manpower organiseert deze verkiezing om goede secretaressen in de schijnwerpers te zetten: normaal sta je in dit vak doorgaans in de schaduw van je baas. Mijn baas heeft me opgegeven. Vervolgens kon er gestemd worden.

'De drie secretaressen met de meeste stemmen moesten een presentatie geven waarin antwoord werd gegeven op de vragen: 'wat maakt mij een goede secretaresse, hoe ziet de toekomst van de secretaresse eruit en hoe zou je de rol vervullen van ambassadrice, wat je wordt als je de verkiezing wint?'

Wat maakt jou een goede secretaresse?

'Dat is altijd gek om van jezelf te zeggen, maar de eerder genoemde punten die je nodig hebt voor het vak, heb ik in huis. Ik houd graag de touwtjes in handen en ben gek op regelen. Daarnaast ben ik positief ingesteld. Mijn motto is: 'Als je doet wat je leuk vindt, hoef je nooit te werken.' Als je dat uitstraalt, komt er ook veel naar je toe.

'Voor de presentatie voor de verkiezing koos ik niet voor een saaie powerpoint-presentatie, maar maakte ik een glossy in de stijl van Linda. Maar dan met de naam: Jane. Ik gaf een kijkje achter de schermen, dat vonden ze wel creatief gedaan.'

Heb je dit werk altijd al willen doen?

'Niet direct. Wat ik wel wilde, was studeren en tegelijkertijd meedraaien in de zakelijke wereld. Vier jaar lang volgde ik een dag in de week de opleiding MBO Directiesecretaresse / Managementassistent. Daarnaast verdiende ik geld met mijn vierdaagse baan bij een kleiner kantoor. Dat beviel goed, maar ik was ook benieuwd naar hoe het er op een groter kantoor aan toe zou gaan.'

Hoe verschillend is het bij PricewaterhouseCoopers?

'De dynamiek is hier veel groter, ik heb ook veel internationale contacten. Dat vind ik leuk, je leert veel mensen kennen. Ook is het handig dat er bij een groter bedrijf veel geregeld is. Hier heb je bijvoorbeeld een speciale ICT-afdeling. Tijdens mijn vorige werk moest ik zelf een monteur regelen als er een computer stuk ging. Hoeft dat niet, dan houd je tijd over voor andere werkzaamheden, zoals meedenken over de inhoud.

'Een afspraak inplannen kan ik bijna met mijn ogen dicht. Door veel presentaties te maken, kom je ook meer over het vak te weten van de mensen voor wie je werkt. Of je gaat bijvoorbeeld mee naar vergaderingen.'

Hoe zag je rol van Secretaresse van het Jaar eruit?

'Ik gaf lezingen op scholen, bedrijven en congressen en ontmoette veel nieuwe mensen. Ook werd ik uitgenodigd voor een lunch bij Willem-Alexander en Maxima. Daar mag ik niet te veel over vertellen, maar zij organiseren twee keer per jaar een lunch voor burgers die iets bijzonders hebben gedaan. Met zo'n dertig mensen zat ik bij hen aan de tafel, dat was een unieke ervaring.'

Wat zou je secretaresses willen aanraden?

'Je komt verder als je aangeeft wat je leuk vindt om te doen en andere werkzaamheden naar je toetrekt. Het komt je niet zomaar aanwaaien. Eerder gaf ik bij mijn bazen aan dat ik graag wilde meehelpen bij het organiseren van grote congressen en evenementen. Twee jaar geleden kon ik daardoor naar Parijs.'

Volg je cursussen of opleidingen voor je werk?

'Momenteel niet, maar ik heb wel de mogelijkheid om twee keer per jaar een training te volgen. Over twee maanden begin ik aan een cursus 'Effectieve interactie'. Daar leer je je leiderschapskwaliteiten verbeteren. Omdat ik mijn collega-secretaresse coach én stuur, leer ik die schakeling op een leuke collegiale manier te maken. Ook kreeg ik bij het winnen van de verkiezing een cursus aangeboden bij secretaresseopleiding Schoevers, maar door de drukte is het daar nog niet van gekomen.'

Wat zijn je doelen voor de toekomst?

'Ooit lijkt het me leuk om als secretaresse één op één te gaan werken, dus dat ik als personal assistant aan de slag ga. Dat creëert meer diepgang: je regelt alles rond één persoon en kan alles naar je toetrekken.'

EscenicId: 758753

Geef je reactie

Je kan een reactie ingeven op een artikel via jouw LinkedIn account.
We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen.

Via onderstaande link kan je inloggen met je LinkedIn account. Aanmelden met je LinkedIn Account

Toelichting lezersreacties

Lezersreacties worden geplaatst op de website van VKbanen. Door het insturen van een reactie verleen je impliciet toestemming aan VKbanen je reactie onder vermelding van je naam en functietitel te publiceren op de website. Je reactie zal, indien nodig, worden geredigeerd en ingekort.

De redactie behoudt zich het recht voor om reacties te verwijderen als zij:

• Afwijken van het onderwerp, de stelling of de vraag.
• Beledigend of discriminerend zijn
• Commerciële doeleinden dienen

We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen. Die worden bij de bijdrage geplaatst op de website. Je e-mailadres vermelden we niet. Deze zal door de redactie alleen worden gebruikt om je een vraag te kunnen stellen, bijvoorbeeld bij een oproep om informatie, foto’s, of bij onduidelijkheden in de tekst.

De redactie van VKbanen