banen met inhoud

Iemand vervangen is een kunst

02/09/2009

Iedereen is te vervangen, maar dat maakt niet elke werknemer tot een goede vervanger. Je moet namelijk nogal wat in huis hebben als je tijdelijk iemands werk overneemt.

Laura Smeets, oprichter van Temporary Secretary, valt vaak in tijdens ziekte of zwangerschapsverlof, en detacheert (directie)secretaresses aan bedrijven. Iedereen, en dus elke functie, is te vervangen, zegt Smeets. Maar dat maakt niet elke werknemer tot een geschikte vervanger.

Een vervanger wordt ingeschakeld om iemands werk voort te zetten. Om in korte tijd ingewerkt te kunnen worden, is het noodzakelijk dat de vervanger een aantal eigenschappen bezit. Zo moet hij zich kunnen aanpassen, betrokken zijn bij de werkzaamheden, leergierig, zelfstandig, discreet, stressbestendig, accuraat en dienstbaar. Daarnaast is flexibiliteit erg belangrijk, want ‘je komt lang niet altijd in een gespreid bedje terecht’.

Begeleiding
Strakke begeleiding ontbreekt bijvoorbeeld in veel gevallen. 'Het is aan de vervanger op zoek te gaan naar antwoorden op wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe', zegt Smeets. Zelf let ze altijd goed op het werk dat haar voorganger heeft achtergelaten. ‘Medewerkers die tijdelijk afwezig zijn, vinden het vaak belangrijk dat het werk op hun manier wordt voortgezet. Komen ze terug, dan kunnen ze zo weer aan de slag.' Met een beetje geluk is er een handboek aanwezig, of documenten waarin procedures staan uitgelegd. 'Met inlezen kom je al een heel eind.'

Als Smeets vragen heeft, stelt ze die. Daarnaast luistert ze goed. 'Hoor ik een collega-secretaresse over haar werk, dan denk ik: is dat ook op mijn taken van toepassing?' Een inwerkperiode verschilt voor Smeets per opdracht, maar gemiddeld duurt deze drie dagen.

Dat vervangers in het beste geval weinig begeleiding nodig hebben, betekent niet dat ze helemaal geen sturing hoeven te verwachten als ze tijdelijk bij een bedrijf gaan werken. Dries Oosterhof, die met zijn gelijknamige bedrijf managers begeleidt in organisaties, vindt dat de leidinggevende niet alleen van tevoren moet uitleggen wat de functie precies inhoudt, maar ook uitgebreid moet ingaan op de sociale context - de gewoontes en spelregels binnen een organisatie. 'Is een vervanger daarop voorbereid, dan wordt hij daar niet te veel door afgeleid en kan hij zich beter richten op het uit te voeren werk.'

Winst voor bedrijf
Wat de manager een vervanger vertelt, kan echter ook gekleurd zijn. 'In de loop der tijd kun je ontdekken dat zaken anders lopen dan je in eerste instantie verwachtte', zegt Oosterhof. Om die reden is het volgens hem nuttig regelmatig bij elkaar te komen om ervaringen uit te wisselen. 'Wekelijks een half uur een gesprekje helpt niet alleen de vervanger verder, maar kan ook het bedrijf vooruit helpen als de vervangende medewerker vertelt wat hem opvalt aan de organisatie en wat dat met hem doet.'

Ook Laura Smeets heeft wekelijks overleg met de manager. 'Je evalueert de behoeften. Soms vervang ik iemand en ben ik tegelijk gevraagd met verbeteringen te komen. Die twee zaken scheid ik dan. Ik doe het werk dat ik moet doen en praat daarnaast met het management over procesverbetering.'

Puinhoop
Oosterhof, die ervaring heeft met interimmanagers, ziet wel eens dat vervangende leidinggevenden niet inspelen op de bestaande situatie, maar hun eigen stijl opdringen en daarna weer vertrekken. 'Dan laat je een puinhoop achter.' De vervanger dient dus tactisch in te spelen op de gewoontes van een organisatie, of van het team waarin hij terechtkomt. Tegelijkertijd is het zaak dat deze zich niet laat meeslepen door een eventueel negatieve sfeer. 'Je kan vreemd staan kijken als je bijvoorbeeld in een roddelcultuur terechtkomt. Daar kun je beter proberen buiten te blijven, want dat zuigt energie', aldus Oosterhof.

Tevreden
Het doel van Laura Smeets is de opdrachtgever tevreden te stellen. ‘Lukt dat, dan ben ik ook tevreden.’ Dat houdt ze in haar achterhoofd als ze obstakels ziet, zoals werkwijzen die niet de hare zijn. Maar ze is wel wat gewend. ‘Je hebt te maken met mensen. Die zijn altijd weer anders, net als de situaties waarin je terecht komt. Daarom is aanpassingsvermogen ook zo belangrijk.’

EscenicId: 749772

Geef je reactie

Je kan een reactie ingeven op een artikel via jouw LinkedIn account.
We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen.

Via onderstaande link kan je inloggen met je LinkedIn account. Aanmelden met je LinkedIn Account

lezersreacties (5)

09/09/2009

Ingrid , account manager

Ik ben op dit moment zelf de afwezige, en ik word helemaal niet vervangen, niet door een van mijn collega's , en al zeker niet door iemand van buiten. Het is vreemd, want je zou denken dat het werk toch door zou moeten gaan, maar blijkbaar is dat niet zo. Het geeft me niet het gevoel dat ik gemist word, in elk geval.... Het enige dat mij straks wacht als ik er weer ben, is een preek van mijn leidinggevende over mijn verzuim en hoe er nu werk blijft liggen (nee, ik heb geen glazen bol, wel negen jaar ervaring met dit soort situaties). Waar ik me nog steeds over verbaas is hoe leidinggevenden zich steeds uit zo'n situatie denken te kunnen redden door het feit dat er werk blijft liggen steeds weer op de werknemer af te schuiven. Hallo, heb ik iets gemist ofzo, regel het zelf, waarvoor zit je hier anders de hele dag?!

07/09/2009

freek , communicatieve dienstverlening

iemand vervangen, volgens mij geheel onmogelijk.

Deze wens/eis is niet relevant vanuit de hoek van werkgever en degene welke een taak gaat vervullen.

natuurlijk zijn de gevestigde bedrijfspatronen erg belangrijk om de uit te voeren taken een doorgang te laten krijgen, echter waar zadelen we elkaar mee op.

taken zijn taken, maar nooit zo helder of transparant als men wil doen geloven. dat is ook het leuke van werken met mensen, we zijn geen computer welke draait onder XP of onder Vista.

We hebben eigen interpreteringen, gedragingen, en niet alles wat de voorganger(ster) deed is op voorhand goed of het juiste.

Richt je tot de kern van de werkzaamheden, welke doelen dienen gediend te worden met deze werkzaamheden en wat is puur aan de persoon gebonden welke de werkzaamheden uitvoert.

daar heeft een werkgever zich een beeld van te vormen, een werknemer heeft eigen inschattingen te maken.
hoe simpeler het doel van het werk, hoe makkelijker in overdracht.

zijn er veel meer doelen welke spelen, hoe meer de persoon in kwestie de eigen bijdrage in beeld heeft te brengen. de werkgever heeft daar zijn aandeel in te nemen, uiteindelijk geeft hij sturing en heeft zich niet te verstoppen.

als intermediar maak ik zo vaak mee dat doelen niet echt helder zijn, ondergeschoven boodschappen niet eerlijk zijn, bedoelingen niet door gecommuniceerd worden en " tijdelijke werknemers" worden ingezet met onderbeladen info, waar de werknemer op door te vragen heeft en de werkgever de antwoorden te procuceren heeft.

beter voor beiden partijen wanneer de verborgen agenda er niet is, wil het doel uberhaupt gehaald worden en het niet uitloopt op een desillussie voor twee partijen.

04/09/2009

Matthijs , Manusje van alles

Het heet uitzendwerk. Of iets duurder benoemd detachering. En het is niets bijzonders. Ik heb gewerkt in commerciele binnendiensten. boekhouding, debiteurenbeheer en secretarieel werk. Mijn voorganger was ziek of, zwaar overspannen, gillend weggelopen of nog het meest fraaie een hartaanval door reorganisatie. Ik kwam er om een achterstand weg te werken. (puinruimen). En als ik daarmee klaar was kon ik op zoek naar een volgende baan. Daar begon ik al meestal mee op de eerste werkdag (dit hing ik niet aan de grote klok). De werkgever had op de afdeling structureel geen ftu om in te vullen. Inwerken deed ik door te vragen en te lezen. Memo's, vergaderverslagen, email, folders, intranet etc. Bij vertrek nam ik mijn aantekeningen mee. Waarom zou ik iemand een voorsprong op het inwerken geven als ik die niet heb gekregen.
Vrijwilligerswerk bevalt me veel beter en de sollicitatieplicht. Ach.

04/09/2009

Marja Jochemus , HR & Office Manager

Per 1 oktober ga ik voor mijzelf beginnen en een van mijn onderdelen zal zijn, dat ik mij aanbied om bedrijven door te lichten en zodoende te kijken waar men op kan besparen en ook om te kijken of de organisatie beter gestructureerd kan worden en dus werken. Dit is niet echt het vervangen van iemand maar dmv doorlichten is het misschien niet eens nodig om dit te overwegen en kan het op een andere manier opgelost worden.

03/09/2009

Rien Karijoredjo , Docent elektrotechniek / Wiskunde

Ik heb jaren lang alleen maar vervangings werk gedaan van collega's met burn-out .
Ik vond het leuk het te doen .