Het Nieuwe Werken leidt tot onveilige situaties

© THINKSTOCK

Veel bedrijven staan zichzelf en daarmee Het Nieuwe Werken in de weg door overbeveiliging van ICT-systemen. Hierdoor ontstaan juíst onveilige situaties. Dat concludeert Marianne Sturman, directeur en tevens oprichter van de uitzendorganisaties Moneypenny en Cloudworkers.

Door ICT-systemen krampachtig potdicht te houden, is het nog steeds niet overal mogelijk om op de werkvloer internet te gebruiken, in te loggen op servers vanaf externe locaties en zijn de externe mailmogelijkheden minimaal. Het gevolg? Medewerkers die zelf inventieve, maar veelal, onveilige oplossingen creëren, zoals documenten op een USB-stick zetten of deze mailen naar een openbaar mailaccount. Oftewel: overbeveiliging leidt tot onderbeveiliging. Bijkomend nadeel hiervan is het gebrek aan controle en overzicht dat ontstaat. 'Informatiebeheer was al belangrijk en is dat met Het Nieuwe Werken helemaal', vertelt Sturman.

Wat is er met de ICT-beveiliging aan de hand?
'Sinds het computertijdperk is er de angst voor onveilige virussen die kunnen binnentreden en vertrouwelijke bestanden en (persoons)gegevens die buiten de kantoormuren zouden kunnen gaan rondzwerven. Het gevolg is dat er alles aan wordt gedaan om dit voorkomen met zeer zwaar beveiligde systemen. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat het nog steeds niet overal mogelijk is om op de werkvloer internet te gebruiken, dat vanaf externe locaties niet ingelogd kan worden op servers en dat de externe mailmogelijkheden minimaal zijn.'
 
Is de angst voor onvoldoende beveiliging met cloud worken terecht?
'De angst voor bovengenoemde overbeveiliging zou juist een stuk groter moeten zijn dan de angst voor onderbeveiliging. Juist door overbeveiliging gaan werknemers op zoek naar eigen oplossingen om toch vanuit andere plek aan documenten te kunnen werken, denk aan documenten op USB-sticks die makkelijk kwijt kunnen raken of het versturen ervan naar openbare mailaccounts.'
 
'In plaats van krampachtig de server 'op slot te doen', zodat niemand er van buitenaf bij komt, is het beter om verschillende beveiligingsniveaus in te bouwen. Net zoals werknemers in een kantoorsituatie niet elk document kunnen openen, zo zou dat ook geregeld moeten zijn met documenten, gegevens en informatie in de cloud. '
 
Welke stappen moeten er genomen worden?
'Werknemers moeten geïnformeerd worden over de risico's die eerder genoemde zelfbedachte oplossingen met zich meebrengen. Door servers op een goede, maar voor werknemers wel toegankelijke manier te beveiligen, zullen werknemers vanzelf van die mogelijkheid gebruik maken en afstappen van de echt onveilige maatregelen.
Daar komt bij dat de werknemer die de mogelijkheid krijgt om volgens HNW te werken voor zichzelf moet bepalen welke taken hij buiten kantoor kan verrichten en welke niet. Dit is al nodig als het gaat om noodzakelijke contactmomenten met collega's, maar kan ook het geval zijn als bepaalde, zeer vertrouwelijke documenten om die reden niet toegankelijk worden gemaakt in de cloud. Veelal gaat het er niet om of een functie al dan niet geschikt is voor HNW, maar welke taken binnen een functie hiervoor geschikt zijn.'
 
Wat betekent goede informatiebeheer anno 2011?
'Bijkomend nadeel van de toch wel tweederangs oplossingen van de thuiswerkers is het gebrek aan controle en overzicht dat hiermee ontstaat. Denk aan meerdere versies van documenten die ontstaan. Bij Het Nieuwe Werken zijn de 'momenten bij de koffieautomaat' minder frequent, daarom is het maken van goede afspraken met elkaar nóg belangrijker geworden. Om als team, afdeling of bedrijf als geheel goed te kunnen functioneren is het key om te weten wie waar en wanneer is. Ditzelfde geldt ook voor de informatiebeheer. In het geval van taken die in teamverband worden uitgevoerd moet er goed met elkaar worden afgestemd welke informatie en documenten waar raadpleegbaar (vindbaar) zijn. De onderlinge afspraak dat documenten altijd centraal beschikbaar moeten zijn en niet op eigen harde schijven moeten staan, is daarbij een goedwerkende. Verder pleit ik er ook verder dat deze afspraken, natuurlijk afhankelijk van de grootte van het bedrijf, niet op bedrijfsniveau worden gemaakt. Het meest efficiënt is dat elk team zijn eigen werkbare afspraken maakt omtrent de documentenstructuur.'

Lees ook:
Online werkplek verovert langzaam terrein

EscenicId: 2936345

Geef je reactie

Je kan een reactie ingeven op een artikel via jouw LinkedIn account.
We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen.

Via onderstaande link kan je inloggen met je LinkedIn account. Aanmelden met je LinkedIn Account

Toelichting lezersreacties

Lezersreacties worden geplaatst op de website van VKbanen. Door het insturen van een reactie verleen je impliciet toestemming aan VKbanen je reactie onder vermelding van je naam en functietitel te publiceren op de website. Je reactie zal, indien nodig, worden geredigeerd en ingekort.

De redactie behoudt zich het recht voor om reacties te verwijderen als zij:

• Afwijken van het onderwerp, de stelling of de vraag.
• Beledigend of discriminerend zijn
• Commerciële doeleinden dienen

We vragen je bij een reactie je voornaam, achternaam en functietitel - die tevens automatisch ingeladen zijn vanuit jouw LinkedIn profiel - in te vullen. Die worden bij de bijdrage geplaatst op de website. Je e-mailadres vermelden we niet. Deze zal door de redactie alleen worden gebruikt om je een vraag te kunnen stellen, bijvoorbeeld bij een oproep om informatie, foto’s, of bij onduidelijkheden in de tekst.

De redactie van VKbanen