van de Volkskrant

vkbanen magazine

Je bent hier:

Voorpagina > Actueel > E-mailloze vrijdag tegen stress op de werkvloer

E-mailloze vrijdag tegen stress op de werkvloer

07 november 2007 / Marlies Dinjens

In de strijd tegen e-mailstress en verslechterde interne communicatie experimenteren grote Amerikaanse bedrijven met een e-mailloze vrijdag.

Het interne e-mailverkeer wordt zo veel mogelijk stil gelegd op no e-mail friday. Voor overleg of het oplossen van problemen moeten medewerkers langslopen bij collega’s in plaats van te e-mailen.

Een van de bedrijven met een wekelijkse e-mailstop is de chipfabrikant Intel. Het is onmogelijk om het e-mailverkeer volledig plat te leggen, zegt de woordvoerder Kristof Sehmke van Intel Benelux. ‘Dringende interne e-mails blijven toegestaan, maar verder wordt het zoveel mogelijk ontmoedigd.’ In Nederland wordt de e-mailloze vrijdag voorlopig overigens niet ingevoerd bij Intel.

Ook bij Deloitte en U.S Cellular is de e-mailloze dag ingevoerd. In een interview met een Amerikaanse krant zei directeur Jay Ellison van U.S Cellular dat het aantal e-mails in de overige vier dagen drastisch is gedaald door de e-mailloze dag. Het platleggen van de interne e-mails bracht in eerste instantie een stroom kritiek op gang. ‘Collega’s dachten dat ik gek was geworden’, aldus Ellison.

Een dagje zonder e-mail in de week is een goede stap op weg naar ander gedrag op de werkvloer, denkt de arbeidspsycholoog en coach Louise Boelens. ‘Door het verbreken van de werkroutine worden medewerkers zich bewust van hun eigen gedrag.’

Naast de verslechterde verhoudingen op de werkvloer levert de niet aflatende stroom aan mailtjes de werknemers ook stress op. Uit onderzoek van twee Schotse universiteiten, bleek dat eenderde van de ondervraagden in de stress schiet van een volle inbox. En dat is niet voor niets. Het aantal verzonden berichten steeg met bijna eenderde, tot gemiddeld 47 per dag. Sommige medewerkers checken veertig keer per uur hun mail.

Boelens denkt dat de constante stroom van e-mails verstorend kan werken en hierdoor stress opwekt. ‘Het is per persoon verschillend hoeveel stress dat veroorzaakt.’

Arbeidpsycholoog Marieke Koolstra denkt dat het vooral belangrijk is dat medewerkers die last hebben van de hoeveelheid mail de oorzaak van dit probleem wegnemen. ‘Een e-mailloze vrijdag werkt anders als een aspirine bij hoofdpijn. Je neemt de pijn tijdelijk weg, maar je bestrijdt de oorzaak niet.’

Lezersreacties 3

Stelling

Wil jij ook een e-mailloze dag op je werk?

    • Janwillem
    • 27|11|09

    Net zo'n zinloze symbolische actie als een autoloze dag.
    Ik hou er ook niet van als er voor me besloten wordt wat ik wanneer wel of niet mag doen.

    De irritatie over te veel email komt vooral door het feit dat zo veel mensen nog steeds geen idee hebben hoe je email op een zinvolle manier gebruikt.
    En dus niet enkel "Fw: Re: Re: Re:" email doorstuurt met de mededeling "zie onderstaand".

    • Guus Pijpers
    • 09|11|07
    • , Managing Director)

    Een emailloze vrijdag gaat volledig voorbij aan de eigenlijke reden voor zo’n dag: medewerkers wordt niet geleerd hoe elkaar te informeren.

    In mijn praktijk kom ik dit soort organisatorische maatregelen regelmatig tegen. Ook technische maatregelen als filtering van emailverkeer of controle op inhoud werkt eenvoudigweg niet.

    In mijn recente boek, Op informatiedieet, geef ik de mogelijk beste oplossing aan. We moeten mensen – opnieuw - leren hoe ze communiceren en elkaar informeren. Enkele acties die ik mijn klanten, vaak senior managers binnen bedrijven, adviseer:

    - Neem meer tijd voor reflectie: voor goede besluiten heb je vaak niet meer informatie nodig. Je moet gewoon meer tijd nemen om goed te reflecteren over de informatie die je al hebt.

    - Als we informatie uitzenden, denken we vooral aan onszelf. We kennen de ontvanger van onze informatie vaak onvoldoende. Met andere woorden: ken het informatieprofiel van de ontvangers van jouw boodschap.

    - Train je afzender: als de afzender geen reactie krijgt, kan hij ook niet weten dat je je ergert aan zijn emails of andere informatie die hij jou toestuurde.

    - Ken jezelf waar het informatie betreft. Hoe vaak heb je bijvoorbeeld de laatste tijd gesnoeid in je informatiebronnen?

    - We zijn vervreemd van ons vroegere informatiegedrag. Toen kwam veel informatie van andere mensen. Nu denken we dat via het internet of de eigen IT-systemen alle wijsheid is te krijgen. Mensen praten nog steeds het liefst met mensen.

    - De mens is nog steeds de beste zoekmachine. Hij voegt kennis én context toe aan informatie.

    - Het kan geen kwaad eens een ‘information sabbatical’ te nemen. De meeste informatie is na een tijd automatisch overbodig geworden.

    Samengevat: we besteden te weinig aandacht aan de ‘I’ van IT en vergeten vaak het menselijk aspect van informatiegebruik.

    • Brigitta
    • 08|11|07

    Het lijkt me zalig om een dag geen e-mail te krijgen. Als ik nu een dag afwezig ben of twee dagen cursus heb, zit mijn mailbox meteen vol en heb ik zo 80 nieuwe mailtjes, waarvan ook een groot deel nog met bijlage. Dat kan ik toch nooit allemaal lezen!

    Ik heb nu de methode dat ik de afspraken (herkenbaar aan blokjes), de mails van ons directiesecretariaat en van mijn chef als eerste lees. De rest volgt daarna (of niet). Een dagje zonder mailstress zou echt geweldig zijn. Het bevordert daarnaast ook het intermenselijke contact.

Geef je reactie

deelname voorwaarden

* Verplichte velden

Meer artikelen

1055 vacatures

zoeken

Joblink

meer joblinks


Terug naar boven, naar de homepage